Tysta rum – viktigt för aktivitetsbaserade kontor

Ett aktivitetsbaserat kontor innebär en arbetsplats där man skapar optimerade zoner, helt anpassade för de olika typer av arbetsuppgifter som ska utföras där under arbetsdagen.

Forskare har studerat hur kontorens utformning påverkar arbetsmiljön och själva produktiviteten. I en studie så följde man 500 hundra anställda vid Trafikverket under tre år när de skulle flytta till nya, aktivitetsbaserade kontor. Några kom från öppna kontorslandskap och andra från egna kontorsrum. Resultatet visade att det är viktigt att det finns tillräckligt med tysta rum, eller tysta zoner. Särskilt för medarbetare som har arbetsuppgifter som kräver koncentration.

Tysta zoner viktiga

Bland annat så mätte forskarna hur de anställda presterade vid koncentrationskrävande arbete vid olika arbetsytor och i olika rum – både före och efter flytten. Man såg då att personalen presterade bäst i rum som var enskilda och hade bra ljudisolering. Sämst var prestationen i stora rum, där man fick prata fritt. Mitt emellan hamnade prestationen i storrum med tysta zoner, och i avskilda utrymmen med mindre ljudisolering.

Hur tillfreds medarbetarna var med avskildheten visade sig också vara den faktor som hade starkast koppling till hur de själva upplevde sin produktivitet. Helt enkelt, för de som behöver koncentrera sig är det inte effektivt att sitta nära kollegor som måste kommunicera med varandra i jobbet.

Dessutom såg man att indelningen av det aktivitetsbaserade kontorets olika zoner bör vara tydlig. Det bör även finnas tydliga regler om hur man agerar i respektive zon. Om det t ex finns en otydlighet hur man vill ha det med prat och telefonsamtal eller om man kan lämna kvar sina saker på skrivbordet medan man deltar i ett möte så kan det lätt bli saker som skapar irritation.

Bra att byta plats ofta

Studien visar också att det verkar vara bra för produktiviteten att byta plats inom det aktivitetsbaserade kontoret. Forskarna kunde se ett samband mellan att växla arbetsyta fyra gånger eller fler under arbetsdagen för en ökad produktivitet. Detta i jämförelse med att inte växla alls. Även var resultatet sämre om man behövde leta länge efter en ny plats.

Aktivitetsbaserat kontor – att tänka på

• Utforma arbetsytor utifrån arbetsuppgifter
• Skapa tysta utrymmen för koncentrationskrävande arbete
• Skilj tydligt mellan olika zoner
• Utforma tydliga och gemensamma regler
• Gör det enkelt att växla arbetsyta
• Minimera letandet efter lämplig plats
• Alla måste ansvara för att ändra sitt arbetssätt